Допуслуги Решения
Блог

Автоматизация ресторана: контроль и база для развития

23.04.2012 | | Рубрика: Нюансы управления

Несмотря на кажущуюся простоту организации ресторанного бизнеса, его владельцы и управляющие прекрасно знают, что этот сегмент сегодня связан с большими инвестиционными рисками, ибо от финансовых потерь не застрахован ни один ресторан, как бы удачно он ни был расположен и какой бы оригинальной ни была концепция.

Несомненно, во многом успех определяют отличный сервис и оперативная работа персонала. Автоматизация позволяет значительно улучшить эти процессы.

 

Причины введения автоматизации ресторана, бара, кафе

Основная причина автоматизации ресторана — стремление максимально оптимизировать контроль, минимизировать затраты владельца, ускорить работу персонала, перепоручив компьютеру выполнять такие действия, как выписка и передача заказов на приготовление на кухню или в бар, счетов посетителям. Кроме того, предоставляется возможность получать необходимую информацию он-лайн, просматривать и анализировать продажи за определенный период, быстро и качественно производить расчет приходов и расходов, пользоваться дисконтной, бонусной и платежной системами для привлечения посетителей.

Собрав и обработав данные с помощью специальной программы, можно без труда определить, какие блюда и напитки пользуются спросом, а какие оказались в аутсайдерах. Доступ к системе автоматизации через Интернет позволяет владельцу, где бы он ни находился, в любой момент получить все необходимые данные о работе персонала, а если в заведении установлена система видеонаблюдения, то наблюдать за многими процессами.

— Без оптимизации хотя бы некоторых процессов ни один человек не может обслужить множество гостей на высоком уровне, и ни один владелец бизнеса не в состоянии объективно и точно оценить результаты.
Система автоматизации необходима для того, чтобы повысить качество обслуживания, более эффективно контролировать работу персонала, а также оперативно получать данные результатов финансовой деятельности, на основании которых составляется план дальнейшего развития ресторана и компании в целом, — рассказал Игорь Берестюк, руководитель владельческого контроля ресторанной компании «Реста», г. Одесса.

— Системы автоматизации дают возможность контролировать все процессы и финансовые результаты работы заведения в реальном времени, улучшать их, экономить человеческие ресурсы, — обобщил Томаш Томчик, владелец ресторана «Опалкова хата», г. Киев.

Говоря о необходимости автоматизации, Павел Цикиновский, учредитель компании «Студия ПЛЮС®», бренд В52®, г. Одесса, отметил: «Мне кажется, на сегодняшний день этот вопрос уже не актуален. Любой ресторатор еще на этапе проектирования прорабатывает вопрос системы автоматизации. У нашей компании есть клиент, который работает с программой уже много лет». На вопрос, почему за все эти годы он ни разу не порекомендовал ее своим коллегам, он ответил: «Программа — это мое конкурентное преимущество, и я его не отдам». Вот и ответ на вопрос «Зачем это нужно?». А как использовать это преимущество — задача менеджмента.

Система автоматизации при грамотном подходе решает три основные задачи:

  • управление предприятием;
  • контроль деятельности предприятия;
  • привлечение новых клиентов.


Как работает фронт-офис

Официант на своей рабочей станции (кассовом терминале) выбирает на сенсорном экране указанные блюда и оформляет заказ. На принтерах, установленных на кухне и в баре, автоматически выводятся чеки заказа, в которых указан номер стола, обслуживающий официант и блюда кухни или бара, которые выбрал гость. По этим чекам официант получает заказ. Марочник на кухне и бармен в баре проверяют отпуск блюд. Таким образом ограничивается недокументированное получение блюд и ускоряется обслуживание гостей.

На одном терминале одновременно могут работать несколько официантов. После обслуживания официант получает распечатанный счет. Если гость предъявляет дисконтную карту, официант регистрирует ее на терминале, и впоследствии при расчете автоматически учитываются скидки. Кассир принимает у официанта деньги и выдает фискальный чек. Администратор на своей рабочей станции может наблюдать, как выполняются заказы. Обычно обмен блюдами между столами, заказы и возвраты подтверждает менеджер.

— Для пляжей, аквапарков, дискотек система автоматизации дополнительно даст возможность создать бескэшевую зону. Гость на входе в заведение вносит депозит на свой лицевой счет и получает электронный идентификатор (карту с магнитной полосой или штрих-кодом, бесконтактную карту или браслет), при помощи которого идентифицируются все выписанные на него счета. Для пополнения депозита необходимо обратиться в кассу или воспользоваться автоматическим кассовым терминалом. На кассе выхода по электронному идентификатору распечатывается детальный отчет для возврата остатка депозита. Такая схема полностью нивелирует возможность финансовых махинаций со стороны персонала, поскольку в этом случае персонал не работает с наличными деньгами, — уверен Павел Цикиновский.


Pos-оборудование вблизи

Для автоматизации работы в торговом зале используется оборудование для точек продаж, так называемое POS-оборудование (Point of sale) — комплект аппаратуры, необходимый для работы официантов, кассиров и барменов (контактного персонала). В него входят компьютер, считыватель магнитных карт для авторизации работников и дисконтных карт посетителей, фискальный регистратор, принтер чеков, сканер штрих-кодов, денежный ящик.

К POS-терминалу подключаются несколько POS-принтеров — небольших рулонных матричных или термопринтеров с шириной бумаги 80 мм или 57 мм, либо универсальных — с подкладной матричной печатью и рулонной термопечатью для печати «встречек» и счетов для посетителя.

Радомир Новкович, директор компании «Хвоя Интегра», г. Одесса, рассказал о трех вариантах комплектации рабочих мест контактного персонала.

1. Обычный компьютер с ЖК-монитором, клавиатурой и мышью стоимостью 500–600 долларов применяется, как правило, в небольших барах и кафе, так как в этих заведениях не предъявляются высокие требования к скорости набора информации, меньше официантов, работающих с одним компьютером, да и бюджет не настолько велик, чтобы можно было позволить себе приобрести профессиональное оборудование.

2. Сенсорный моноблок — сенсорный монитор со встроенным системным блоком. В данной комплектации не нужны ни мышь, ни клавиатура, ни провода, соединяющие системный блок с монитором, ни драгоценное место для системного блока. Это «взрослый», серьезный подход к автоматизации. Правда, и стоимость такого решения тоже солидная — от 1 500 до 3 000 долларов.

3. Промежуточный вариант — обычный компьютер с сенсорным монитором. Это подходящее решение для тех, кто желает сэкономить на покупке оборудования. Требования к установке минимальные: наличие свободного места для системного блока. Стоимость комплекта — от 1 000 до 1 500 долларов.


Мнение профессионала

— Опишите минимальную схему системы автоматизации заведения.
— Используется POS-терминал система фронт, фискальный принтер и стандартный офисный компьютер или ноутбук для управления системой и получения отчетности. Фискальный принтер имеет возможность печатать «встречку» кухня/бар и предварительный чек для клиента (см. схему «аппаратное решение»).

— Как вы оцениваете эффективность и окупаемость систем автоматизации?
— Если в ресторане ранее не было системы автоматизации, то после ее установки, как показывает практика, часть персонала сразу увольняется. Ранее для руководителей это было непонятно сразу, понимали они это только со временем. На сегодняшний день все руководители сразу понимают, что те, кто остался, — это сотрудники, которые готовы целенаправленно развиваться и помогать развиваться ресторану. Сегодня многие рестораторы понимают, насколько внедрение системы автоматизации ускоряет процесс работы официанта/бармена/кассира/маркера. Непосредственно для руководителей оперативные отчеты являются важной составляющей частью планирования развития их бизнеса.

— Проводите ли вы обучение персонала (правильное использование ПО и оборудования)?
— Мы часто сталкиваемся с нежеланием персонала обучаться новому. Это происходит потому, что люди не понимают, насколько их работа упростится в дальнейшем. Мы проводим обучение до того момента, пока управляющие сами не смогут обучать своих сотрудников.

Павел Кукелко,
руководитель коммерческого
отдела и развития дилерской
сети R-KEEPER, г. Киев

 


— Стоит обратить внимание, что цена на моноблоки варьируется не столько за счет технических характеристик, сколько за счет бренда, который является гарантией надежности, — подытожил Радомир Новкович.

Павел Цикиновский рассказывает, что можно сократить время формирования заказа, установив столики со встроенным компьютером. Под стеклянной столешницей устанавливается специальный сенсорный монитор, который реагирует на нажатия в области экрана прямо по столешнице. Таким образом посетитель сам может формировать заказ, который подтверждается администратором ресторана на его компьютере.

Другим современным решением, сокращающим время формирования заказа, является использование КПК (планшетных компьютеров - прим. ред.).

Это персональный компьютер в руках официанта, при помощи которого он оформляет заказ и отправляет его в работу, не отходя от столика посетителя. Взаимодействие с центральной базой происходит по Wi-Fi, при этом если стол гостя находится вне зоны действия радиосети, заказ уйдет автоматически, когда официант войдет в зону Wi-Fi.
В каждом отдельном случае ресторатор самостоятельно, с учетом специфики работы заведения, решает вопросы комплектации системы.

— В нашем ресторане установлена система, с помощью которой персонал обрабатывает заказ, автоматически перенаправляемый на кухню. На первом и втором этажах находятся мониторы и принтеры для чеков. В баре и на кухне (на раздаче и возле мангала) стоят принтеры для заказов. В мониторы вмонтированы считыватели магнитных карт, — сказал Томаш Томчик.

Игорь Берестюк рассказал, что в ресторане используются станции официантов, кассира, сенсорные мониторы, принтеры, сканеры штрих-кода, а также комплекс оборудования для связи, обработки, хранения и передачи информации.

В любой системе время от времени происходят сбои, что ограничивает и замедляет работу персонала. Как заметил Игорь Берестюк, любая стандартная не персонализированная система имеет ряд недостатков. Для их устранения необходимо постоянно обновлять и совершенствовать систему, поскольку многие функции через некоторое время устаревают.

Практически любая автоматика рано или поздно выходит из строя. Поэтому при покупке следует, во-первых, учесть тот факт, что качественная аппаратура не может быть дешевой, а во-вторых, при выборе оборудования не только обращать внимание на рекомендации и качество продукции производителя, но и выяснить, осуществляется ли в Украине сервисная поддержка. Если велика вероятность того, что в случае поломок своевременно отремонтировать технику окажется невозможно или очень трудно, то от покупки лучше отказаться.

 

Максим Короденко
РестораторЪ #4(72)/2010

Комментарии (1)

  • rulon

    25 Апрель 2012 at 02:48 |
    Спасибо, давно мечтал почитать.

Добавить комментарии

Вы комментируете как Гость.

Быстрый старт!

Мы за 10 дней сделаем так, чтобы ваш бизнес начал работать по четко прописанному алгоритму

Обслуживание

В течении всего срока эксплуатации наших решений мы обслуживаем наш программно-аппаратный комплекс и оказываем информационную поддержку

А еще у нас выгодно заказывать:

Видеонаблюдение
Системы контроля доступа и антикражи
Программное обеспечение, ПК, серверы и оргтехника

Мы автоматизируем и обслуживаем:

РОЗНИЦА

БИЛЬЯРД-КЛУБ

ТЕННИСНЫЙ КОРТ

МЕДУЧРЕЖДЕНИЕ

КОМПЛЕКС

Скидка - от 15%