Допуслуги Решения
Блог

Автоматизация ресторана 2: какие бывают системы автоматизации?

23.04.2012 | | Рубрика: Нюансы управления

Несмотря на кажущуюся простоту организации ресторанного бизнеса, его владельцы и управляющие прекрасно знают, что этот сегмент сегодня связан с большими инвестиционными рисками, ибо от финансовых потерь не застрахован ни один ресторан, как бы удачно он ни был расположен и какой бы оригинальной ни была концепция.

Несомненно, во многом успех определяют отличный сервис и оперативная работа персонала. Автоматизация позволяет значительно улучшить эти процессы.

 


Шаги к универсальности

Радомир Новкович рассказал о трех разновидностях комплексных систем автоматизации.

Фронт-офис — оборудование и программное обеспечение для автоматизации рабочих мест контактного персонала. Пользователи данного оборудования и ПО — официанты, кассиры, повара. Главной задачей фронт-офисного ПО является регистрация продаж и все, что с этим связано (система бронирования столиков, дисконтная система).

Бэк-офис — программное обеспечение для складских помещений и производственных участков, а также бухгалтеров, директоров, шеф-повара, экономистов. В эту систему вносятся все первичные документы — приходные и расходные накладные, перемещения, банковские выписки, кассовые ордера.

Однако если задачи фронт-офиса определяются однозначно, то использование бэк-офиса предполагает наличие разных по функциональности программ. Зачастую и рестораторы, и продавцы ПО ограничиваются возможностью калькулировать себестоимость приготовленных блюд, контролировать складские остатки и взаиморасчеты с поставщиками. Почти все поставщики программ для автоматизации фронт-офиса предлагают и складскую программу. А некоторые вообще объединяют и фронт-, и бэк-офис.

Регламентированный учет — программы, посредством которых составляется отчетность для контролирующих органов. Такое ПО уже давно стало стандартом бухгалтерского и налогового учета.

— Многие рестораторы забывают о необходимости вести учет зарплаты, необоротных активов, доходов и расходов, бюджетирования, общепроизводственных и административных затрат. Но если реальный учет не совпадает с бухгалтерским (а у нас в стране сплошь и рядом происходит именно так), то бухгалтерия не сможет предоставить руководству реальный управленческий баланс, оценить действительное состояние дел на предприятии, — отметил Радомир Новкович.
 

***

Системы автоматизации внедряются постепенно. Этот процесс включает следующие этапы.

1. Предпроектное исследование — изучение особенностей ведения учета и пожеланий заказчика.
2. Составление проекта — согласование работ и определение продолжительности каждого этапа.
3. Обучение персонала.
4. Установка и настройка оборудования.
5. Ввод системы в опытную эксплуатацию.
6. Запуск системы в промышленную эксплуатацию.
7. Сервисное обслуживание.


Игорь Берестюк рассказал, что их технико-организационная схема работы системы, персонала и учета была разработана после проведения тендера и мониторинга многих программных продуктов и поставщиков оборудования.

Поэтому систему удалось внедрить в кратчайшие сроки. Утвержденную спецификацию будущего оборудования целесообразно разослать в несколько коммерческих фирм. Поступившие предложения можно объединить в одну таблицу, чтобы упростить процесс выбора наилучшего варианта. Нужно учесть, что необходимо не только выяснить срок гарантийного ремонта, но и поинтересоваться, входят ли в стоимость оборудования доставка и пусконаладочные работы.

— Схема автоматизации начинается с постановки целей компании, в соответствии с которыми подбирается программное обеспечение. Затем проводится тестирование, обучение персонала и опытное внедрение на объекте.

По итогам проверки результатов тестирования осуществляется планирование комплексной системы для нескольких ресторанов, — поделился опытом Игорь Берестюк.

Заметим, что если открывается очередное заведение в сети ресторанов, то можно обойтись без предпроектного исследования и ввода системы в опытную эксплуатацию.
 


Минимум-вариант

Рестораторы умеют считать деньги. Понимая все преимущества полной автоматизации, но в то же время желая сэкономить, руководители ищут способы сократить расходы финансовых средств.

— Большинство рестораторов считают, что вполне допустимо ограничиться автоматизацией процесса продаж, то есть фронт-офисом и налоговым учетом для сдачи регламентированной отчетности. Причем даже в этом случае мало кто задумывается об отсутствии двойного ввода информации (связи между системами). Средней степенью автоматизации можно назвать приобретение складской программы, высокой — покупку ПО для полноценного управленческого учета и объединения всех частей автоматизации в единую цепочку, исключающую двойной ввод информации на любом из участков.

Сегодня, думаю, лидировать на рынке будет та программа, которая позволит решать задачи управленческого учета и объединить любую фронт-офисную систему с бухгалтерским и налоговым учетом, — высказал свою точку зрения Радомир Новкович.
 

Простота — сестра успеха

Все системы автоматизации имеют много общего.

Но производители обращают внимание прежде всего на гибкость (возможность внедрить систему на предприятии любого типа) и наличие расширенных настроек прав доступа персонала. Отдельно следует упомянуть о том, что немаловажное значение имеет простота интерфейса торговой части системы, вследствие чего ускоряется ввод заказов и упрощается обучение персонала.

— Наш персонал быстро освоил систему автоматизации, поскольку она была простой и понятной даже для тех, кто прежде не имел специальных навыков, — сказал Томаш Томчик. — Благодаря множеству дополнительных функций работа стала еще более удобной и результативной.

— Фронт-офисные системы решают очень узкий круг задач, а потому их функциональность ограниченна. Обучение работе с ними занимает немного времени и практически не зависит от квалификации пользователя. Что касается программ для автоматизации управленческого учета, то в данном случае обучение зависит от задач, которые желает решить заказчик. Уместно сравнение с водителями и автомобилями. Для того чтобы научиться ездить на обычном автомобиле, достаточно пройти курс обучения в автошколе. Но для управления спортивной машиной этих навыков будет недостаточно, а значит, придется либо совершенствовать мастерство, либо реализовывать возможности автомобиля на 10–20 %, — поделился своими наблюдениями Радомир Новкович.
 


Работа без сбоев

Для качественной работы системы важна непрерывность и стабильность работы всех ее составляющих. Поэтому, чтобы обеспечить стабильное функционирование аппаратуры и программного обеспечения, важно сотрудничество со специализированными компаниями. Зачастую такие услуги предоставляют компании — поставщики оборудования.

Одним из важнейших показателей при выборе системы является срок гарантийного обслуживания. Как правило, он начинается с момента продажи или поставки оборудования. Понятно, что установка осуществляется минимум за месяц до открытия ресторана. Все это время оборудование фактически простаивает, а гарантийный срок уже идет.

Для того чтобы обрести уверенность в надежности и качестве гарантийного ремонта, не лишним будет попросить у поставщика рекомендации от ресторанов, с которыми он успешно, а главное, давно сотрудничает.

Необходимую информацию могут предоставить директора заведений, оснащением которых занимался потенциальный поставщик. Обычно управляющие охотно делятся своим мнением, не делая из этого тайны.

 


Максим Короденко
РестораторЪ #4(72)/2010

Комментарии (0)

Добавить комментарии

Вы комментируете как Гость.

Быстрый старт!

Мы за 10 дней сделаем так, чтобы ваш бизнес начал работать по четко прописанному алгоритму

Обслуживание

В течении всего срока эксплуатации наших решений мы обслуживаем наш программно-аппаратный комплекс и оказываем информационную поддержку

А еще у нас выгодно заказывать:

Видеонаблюдение
Системы контроля доступа и антикражи
Программное обеспечение, ПК, серверы и оргтехника

Мы автоматизируем и обслуживаем:

РОЗНИЦА

БИЛЬЯРД-КЛУБ

ТЕННИСНЫЙ КОРТ

МЕДУЧРЕЖДЕНИЕ

КОМПЛЕКС

Скидка - от 15%